Radna sveska, radni list, ćelija i opseg
Datoteka programa za tabelarne proračune zove se radna sveska i može da ima više radnih listova, koje je dobro nazvati po sadržaju, npr. po odeljenjima. Kolone su označene slovima (A, B, C…), a redovi (vrste) brojevima. Jedan podatak upisuje se u jednu ćeliju, na preseku reda i kolone, pa adresa ćelije ima prvo slovo kolone, a zatim broj reda: D5 je ćelija u koloni D i petom redu. Posle kolone Z dolazi AA. Opseg (raspon) se zapisuje dvotačkom između gornje leve i donje desne ćelije: A3:B5 obuhvata kolone A i B u redovima od 3 do 5, ukupno 6 ćelija. Broj ćelija u opsegu je broj kolona puta broj redova.
Tipovi podataka i format prikaza
Program sam određuje tip podatka prema onome što je upisano: ceo ili realan broj, tekst, datum, vreme. Brojevi su po podrazumevanju poravnati nadesno, a tekst nalevo, pa se po poravnanju vidi da je „15 kg“ tekst, a ne broj. Program ponekad pogreši: broj telefona 0641234567 protumači kao broj i izostavi nulu, a razlomak 1/2 pretvori u datum. Zato se za telefon i JMBG, s kojima se ne računa, unapred podesi tip tekst. Kategorija podatka govori šta podatak jeste, a format prikaza samo kako izgleda: 0,25 u formatu procenta piše se kao 25%, a broj prikazan sa dve decimale i dalje se u računu koristi ceo.
Kako se pravi tabela pogodna za obradu
Pre unosa se planira: šta je entitet (npr. učenik), kojim atributima se opisuje i odakle stižu podaci. Jedan entitet je u jednom redu, svaki atribut u svojoj koloni, a nazivi kolona u prvom redu. Ime i prezime idu u dve kolone, a pol ili odeljenje upisuju se kao podatak, ne označavaju se bojom. Spajanje ćelija u delu sa podacima otežava sortiranje i filtriranje, pa je prihvatljivo samo za naslov iznad tabele. Zamrzavanje okna drži prvi red na ekranu, a sakriven red i dalje postoji. Tabela se za razmenu čuva kao csv (tekst sa vrednostima razdvojenim zarezima, bez boja i formula), za štampu kao pdf. Deljenoj tabeli daje se najmanji potreban nivo pristupa.